Database - Trung tâm tiện ích in tem nhãn QR và báo cáo tài liệu

1. Mở Dạng xem bảng tính

Tại danh sách bảng, nhấp vào Dạng xem bảng tính (ví dụ: Trang chủ > Database > View Details).

2. Mở Trung Tâm Tiện Ích

Trên thanh công cụ của View Details, nhấp vào biểu tượng ba chấm

→ Chọn

Trung Tâm Tiện Ích.

1. Chuẩn hóa & Làm sạch dữ liệu

Chuẩn hóa định dạng số điện thoại chuẩn quốc tế (+84/09x), định dạng chuẩn email, tự động viết hoa họ tên và loại bỏ khoảng trắng thừa.

2. Quét & Xử lý Trùng lặp tự động

Tự động quét và phát hiện các cụm bản ghi bị trùng lặp theo số điện thoại, email hoặc họ tên; hỗ trợ gộp bản ghi chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

3. Báo Cáo Sức khỏe & Chất lượng dữ liệu

Đánh giá tỷ lệ hoàn thiện cơ sở dữ liệu (% số ô có dữ liệu), phát hiện các ô thiếu thông tin hoặc sai lệch định dạng.

4. In Tem Nhãn & Tạo Mã QR Hàng Loạt

Tự động sinh mã QR cho từng bản ghi, thiết kế nhãn dán định dạng giấy A4 hoặc Decal cuộn và xuất in hàng loạt.

5. Xuất Markdown Long Text

Đóng gói và xuất toàn bộ nội dung từ các trường văn bản dài (Long text / Rich text) ra tệp định dạng Markdown .md.

6. Xuất báo cáo Tài liệu mẫu

Mở trình thiết kế mẫu PDF trực quan, kéo thả các biến dữ liệu từ bảng vào tài liệu mẫu theo tọa độ chính xác.

7. Sinh Dữ Liệu Mẫu (Mock Data)

Tạo ngẫu nhiên từ 5 đến 50 dòng bản ghi giả lập thử nghiệm với họ tên tiếng Việt, số điện thoại, địa chỉ và email hợp lệ.

8. Danh sách lịch sử chạy ngầm

Theo dõi tiến trình, trạng thái hoàn thành và nhật ký lỗi của các tác vụ hệ thống chạy ngầm (SysJobs).

9. Thu thập thông tin Group Zalo từ link

Đọc các liên kết nhóm Zalo lưu trong bảng để tự động cào thông tin thành viên và trạng thái nhóm.

10. Chiến dịch SMS

Khởi tạo chiến dịch gửi tin nhắn SMS Marketing & Chăm sóc khách hàng tự động theo danh sách số điện thoại có trong bảng.

1. Mở tiện ích In tem nhãn

Trong Trung Tâm Tiện Ích, nhấp vào mục

In Tem Nhãn & Tạo Mã QR Hàng Loạt.

2. Cấu hình nguồn dữ liệu mã hóa QR

Tại menu Dữ liệu mã hóa QR, chọn cột thông tin dùng để sinh mã QR (ví dụ: Link trực tiếp, Mã bản ghi ID, Mã đơn hàng).

3. Cấu hình văn bản hiển thị trên tem

• Tiêu đề trên tem: Chọn trường hiển thị ở dòng chữ phía trên mã QR (ví dụ: Tên cơ sở, Tên sản phẩm).
• Thông tin phụ dưới tem: Chọn trường hiển thị ở chân tem (ví dụ: Ngày tạo, Hotline, Giá tiền).

4. Chọn bố cục khổ giấy in

Tại menu Bố cục tem, chọn định dạng dàn trang phù hợp:
• Lưới A4 (3 cột): Định dạng chuẩn 3 tem trên một hàng giấy A4.
• Lưới A4 (4 cột): Tem kích thước nhỏ gọn hơn.
• Decal đơn / Tem cuộn: Dành cho máy in mã vạch nhiệt chuyên dụng.

5. Xem trước trực tiếp (Live Preview)

Quan sát khung Xem trước tem in ({N} tem) ở giữa màn hình.

Khung hiển thị trực tiếp hình ảnh các con tem thực tế với mã QR rõ nét và các dòng thông tin mẫu.

6. Thực hiện in ấn

Kiểm tra tổng số tem tại thanh trạng thái chân trang (Hiển thị {N} tem nhãn) → Bấm nút In tem nhãn.

Trình duyệt mở hộp thoại in của hệ điều hành để gửi lệnh in tới máy in vật lý hoặc xuất file PDF.

1. Mở trình thiết kế mẫu

Trong Trung Tâm Tiện Ích, nhấp vào mục

Xuất báo cáo Tài liệu mẫu.

Hệ thống mở toàn màn hình giao diện Thiết Kế Mẫu Báo Cáo Tài Liệu.

2. Thiết lập thông tin chung của mẫu

Tại thanh công cụ phía trên:
• Bảng dữ liệu: Xác nhận bảng nguồn (ví dụ: 01_CoSo).
• Tên mẫu: Đặt tên định danh (ví dụ: Mẫu Hợp Đồng Dịch Vụ Mới).
• Phân loại: Chọn nhóm tài liệu (ví dụ: Hợp đồng pháp lý, Biên bản nghiệm thu).

Định danh mẫu tài liệu để tái sử dụng lâu dài cho toàn bộ các bản ghi sau này.

3. Tải lên tệp PDF biểu mẫu

Bấm biểu tượng

(Tải lên) trên thanh công cụ để chọn tệp tài liệu PDF mẫu có sẵn của doanh nghiệp.

Tệp PDF hiển thị ngay tại trang giấy trung tâm màn hình làm việc.

4. Kéo thả các biến dữ liệu vào biểu mẫu

Tại cột bên trái (Trường dữ liệu & Biến):
• BIẾN TỪ BẢNG DỮ LIỆU: Danh sách toàn bộ các cột trong bảng (ví dụ: Tên cơ sở, Địa chỉ, Hotline, Quản lý…). Nhấp giữ chuột vào biến và kéo thả vào vị trí dòng tương ứng trên trang PDF.
• BIẾN TỰ DO (TỰ ĐẶT): Bấm + Thêm biến để định nghĩa thêm các trường thông tin ngoài bảng (ví dụ: Số Hợp Đồng, Ngày Lập Tài Liệu, Đại Diện Bên B).

Khớp nối chính xác tọa độ các ô dữ liệu trên văn bản PDF.

5. Xem trước và Lưu mẫu

Bấm nút Chế độ xem trước để kiểm tra việc điền dữ liệu thực tế → Bấm nút Lưu mẫu (màu đỏ) ở góc dưới bên phải.

Mẫu được lưu vào danh sách mẫu khả dụng, sẵn sàng để xuất báo cáo PDF hàng loạt cho bất kỳ dòng bản ghi nào.

1. Tải lên tệp nguồn

Kéo thả tệp bảng tính (.xlsx, .xls, .csv) dung lượng tối đa 10MB vào khung tải lên.

Hệ thống trích xuất cấu trúc và chuyển sang màn hình Nhập dữ liệu.

2. Kiểm tra thông số tệp

Quan sát thông báo ở đầu trang (ví dụ: redai_catalog.xlsx - 1 sheets available • 5 cột dữ liệu trong tệp).

Xác nhận hệ thống đã đọc đúng số trang tính và số lượng cột của file.

3. Thiết lập bảng ánh xạ 3 cột

Đối soát từng dòng trong bảng ánh xạ:
• TRƯỜNG HỆ THỐNG TƯƠNG ỨNG: Cột đích trong bảng RedAI.
• NGUỒN DỮ LIỆU: Nhấp vào menu thả xuống để chọn tiêu đề cột tương ứng trong file Excel (hoặc chọn — Bỏ qua (Không import) —).
• CẤU HÌNH GIÁ TRỊ / ÁNH XẠ: Thiết lập chuyển đổi định dạng nếu cần.

Đảm bảo dữ liệu từ file ngoại bộ đổ vào đúng trường mục tiêu mà không bị lệch dữ liệu.

4. Thực thi nhập bản ghi

Bấm nút xác nhận nhập dữ liệu ở chân trang.

Hệ thống chạy ngầm tiến trình import và tự động cập nhật số lượng dòng mới vào bảng tính.

1. Mã QR & Tem nhãn

Mã QR quét thử bằng điện thoại mở ra đúng đường dẫn hoặc hiển thị chính xác mã bản ghi; bố cục tem in vừa khít khổ giấy và không bị tràn lề.

2. Báo cáo PDF mẫu

Tải thử một tệp PDF kết xuất từ bản ghi; toàn bộ dữ liệu họ tên, số tiền, ngày tháng điền đúng vào tọa độ đã định vị trên mẫu.

3. Dữ liệu Import

Sau khi import tệp Excel, bảng tính hiển thị đầy đủ các dòng mới với các cột được điền đúng dữ liệu theo ánh xạ.

Mở tiện ích In Tem Nhãn & Tạo Mã QR Hàng Loạt

listRecords

Truy vấn danh sách các bản ghi, lấy mã định danh và đường dẫn để tạo mã QR và thông tin in ấn.

Mở tiện ích Xuất báo cáo Tài liệu mẫu (PDF)

listRecords, getRecord

Đọc toàn bộ các giá trị trường của bản ghi để điền tự động vào các biến tọa độ trên biểu mẫu PDF.

Mở tiện ích Xuất Markdown Long Text

listRecords

Kết xuất toàn bộ nội dung từ các cột văn bản dài của bảng ra định dạng văn bản Markdown chuẩn.

Sử dụng công cụ Chuẩn hóa & Làm sạch dữ liệu

updateRecords

Tự động rà soát, chuẩn hóa định dạng số điện thoại (+84/09x), viết hoa họ tên và cập nhật lại ô tính.

Sử dụng công cụ Quét & Xử lý Trùng lặp tự động

mergeRecords, listRecords

Phát hiện các bản ghi có số điện thoại hoặc email trùng nhau và thực thi gộp dữ liệu thành một bản ghi chuẩn.

Tiện ích Báo Cáo Sức khỏe & Chất lượng dữ liệu

countRecords, listRecords

Thống kê số lượng bản ghi, tỷ lệ các ô có dữ liệu và phát hiện các dòng bản ghi còn thiếu trường thông tin.

Tiện ích Sinh Dữ Liệu Mẫu (Mock Data)

createRecords

Tự động khởi tạo ngẫu nhiên từ 5 đến 50 dòng bản ghi giả lập với họ tên, số điện thoại, địa chỉ tiếng Việt hợp lệ.

Thực hiện Nhập dữ liệu (Import Data Mapping)

createRecords, bulkColumns

Nhập dữ liệu hàng loạt từ danh sách ánh xạ vào các cột tương ứng trong bảng dữ liệu.

Phân tích và tổng hợp số liệu dữ liệu theo lô

bulkGroupBy, bulkAggregateRecords, queryByName

Thực hiện gom nhóm dữ liệu và tính toán tổng hợp chuyên sâu phục vụ báo cáo quản trị.

Cách 1 — Kiểm tra trực tiếp trên giao diện

Mở bảng Khách Hàng Doanh Nghiệp trên Grid View; kiểm tra các bản ghi trùng lặp trước đó đã được gộp gọn gàng, và 10 dòng bản ghi mẫu mới xuất hiện với đầy đủ thông tin hợp lệ.

Cách 2 — Yêu cầu trợ lý ảo AI Agent kiểm tra lại

Gửi câu lệnh: “Hãy gọi countRecords và listRecords với limit 10 của bảng ‘Khách Hàng Doanh Nghiệp’ để xác nhận dữ liệu đã được làm sạch và bổ sung hoàn chỉnh.”

Bấm In tem nhãn hoặc kết xuất PDF trên giao diện

Gọi listRecords thấy dữ liệu các dòng được kết xuất đồng bộ chính xác với nội dung trên tem in.

Bấm Gộp bản ghi trong tiện ích Quét trùng lặp

Gọi listRecords thấy các bản ghi trùng đã được hợp nhất thành một dòng duy nhất.

Thực hiện Import file Excel qua bảng ánh xạ 3 cột

Gọi countRecords thấy tổng số bản ghi tăng lên tương ứng với số dòng trong file đã import.

Lệnh thực hiện bởi AI Agent qua Tool

Vị trí và dấu hiệu kiểm tra trên Giao diện UI

Agent gọi createRecords sinh dữ liệu mẫu

Mở Grid View của bảng, 10 dòng bản ghi mẫu mới lập tức hiển thị trên bảng tính.

Agent gọi mergeRecords gộp bản ghi trùng

Tải lại View Details, các dòng trùng lặp biến mất và gom lại thành một bản ghi hoàn chỉnh.

Agent gọi updateRecords chuẩn hóa số điện thoại

Các ô số điện thoại hiển thị đúng định dạng chuẩn quốc tế (+84…) trên bảng tính.