Calendar - Quy trình tạo mới sự kiện và tự động hóa đa kênh

Tạo mới sự kiện lịch và gắn hành động tự động hóa đa kênh: gửi Email, bắn tin nhắn Zalo, kích hoạt webhook và bot.

Mở khu vực Khởi tạo Sự kiện và Nhiệm vụ

Bước Cách thực hiện
1 Trên thanh điều hướng chính ở cột bên trái của nền tảng RedAI, chọn mục Lịch (tại đường dẫn /calendar).
2 Mở hộp thoại tạo nhiệm vụ mới:
- Cách 1 (Từ thanh bên): Tại thanh bên, tìm đến mục danh sách sự kiện và chọn nút dấu cộng (Thêm sự kiện nhanh).
- Cách 2 (Trực tiếp trên lưới): Nhấp chuột trực tiếp vào một ô ngày (trên chế độ xem Tháng) hoặc nhấp/kéo thả chọn khung giờ (trên chế độ xem Tuần hoặc Ngày) để mở hộp thoại EventForm.
3 Hộp thoại Modalv2 Tạo nhiệm vụ mở ra. Trên thanh tiêu đề, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Mascot trợ lý hình tròn Mascot để bật Hướng dẫn tạo sự kiện từng bước trực quan.

Các bước thực hiện

Chọn loại hình sự kiện và mức độ tự động hóa

Lịch trên nền tảng RedAI là trung tâm điều phối công việc kết hợp tự động hóa kịch bản và trí tuệ nhân tạo:

Loại hình sự kiện Dùng khi Đặc điểm kích hoạt
Nhiệm vụ thông thường Lên lịch hẹn họp nội bộ, gặp gỡ đối tác hoặc ghi chú công việc cá nhân. Hiển thị rõ ràng trên lưới lịch, quản lý mốc bắt đầu và kết thúc chuẩn xác.
Tự động hóa kịch bản (Workflow DAG) Chạy tự động các quy trình xử lý dữ liệu phức tạp (như Tổng hợp doanh thu hàng ngày, Đồng bộ kho hàng định kỳ). Đến giờ hẹn, hệ thống tự động kích hoạt đồ thị quy trình tự động hóa ngầm.
Tác vụ trợ lý ảo AI Agent Phân công trợ lý ảo AI Agent chủ động đọc dữ liệu, phân tích chỉ số kinh doanh hoặc soạn thảo báo cáo. Trợ lý ảo AI Agent tự động vận hành dựa trên câu lệnh (Prompt) đã thiết lập mà không cần thao tác thủ công.
Thông báo nhắc lịch đa kênh Gửi tin nhắn chăm sóc, thông báo lịch hẹn đến khách hàng hoặc nhân sự. Hệ thống tự động gửi tin nhắn qua Zalo OA, Facebook Messenger Fanpage, Telegram… trước hoặc đúng giờ hẹn với vai trò nhân viên (STAFF).

Giai đoạn 1 — Khai báo thông tin cơ bản và thời gian thực hiện

Bước này giúp xác định bộ lịch lưu trữ, nội dung nhiệm vụ và thời gian tiến hành:

Bước Cách thực hiện
1 Chọn bộ lịch lưu trữ: Tại mục Lịch *, chọn cuốn lịch bạn muốn lưu sự kiện (mặc định hệ thống tự chọn sẵn lịch mặc định của bạn).
2 Nhập tiêu đề nhiệm vụ: Tại ô Tiêu đề * (ô nhập liệu tự động focus khi mở hộp thoại), điền tên nhiệm vụ rõ ràng (ví dụ: Tự động tổng hợp báo cáo doanh thu tuần).
3 Nhập mô tả nhiệm vụ (Tùy chọn): Điền các yêu cầu chi tiết hoặc nội dung công việc tại khung Mô tả (khung soạn thảo 3 dòng).
4 Chọn thời gian bắt đầu: Bấm vào ô Giờ bắt đầu * để chọn ngày và giờ sự kiện bắt đầu diễn ra.
5 Chọn thời gian kết thúc: Bấm vào ô Giờ kết thúc * để chọn ngày và giờ kết thúc sự kiện.
(Lưu ý UX đặc biệt: Khi bạn bật lặp lại sự kiện với tần suất Hàng giờ, trường Giờ kết thúc sẽ tự động được ẩn đi vì hệ thống quản lý chu kỳ kích hoạt nối tiếp theo từng giờ).

Giai đoạn 2 — Cấu hình chu kỳ lặp lại định kỳ (Recurrence)

Thiết lập chu kỳ để sự kiện tự động lặp lại theo tuần, tháng hoặc hàng giờ:

Bước Cách thực hiện
1 Bật công tắc Bật lặp lại sự kiện. Khu vực cấu hình lặp sẽ mở ra ngay phía dưới.
2 Chọn tần suất lặp lại (Tần suất *): Chọn 1 trong 4 tần suất:
- Hàng giờ (Hourly): Kích hoạt theo từng mốc giờ (trường Giờ kết thúc tự động ẩn).
- Hàng ngày (Daily): Diễn ra mỗi ngày một lần hoặc cách nhau N ngày.
- Hàng tuần (Weekly): Xuất hiện 7 nút chọn ngày trong tuần (CN, T2, T3, T4, T5, T6, T7), cho phép bạn tích chọn một hoặc nhiều ngày làm việc.
- Hàng tháng (Monthly): Hiển thị bảng lưới 31 nút tròn (từ ngày 1 đến ngày 31) để bạn chọn chính xác ngày trong tháng diễn ra sự kiện.
3 Thiết lập khoảng cách (Khoảng cách *): Nhập số nguyên chỉ khoảng cách chu kỳ lặp (mặc định là 1, ví dụ: mỗi 1 tuần, mỗi 2 ngày).
4 Chọn điều kiện kết thúc lặp:
- Không bao giờ kết thúc: Chuỗi sự kiện sẽ lặp lại vô hạn.
- Vào ngày: Chọn mốc ngày cụ thể để dừng chuỗi lặp.
- Sau số lần: Nhập số lần lặp tối đa (ví dụ: sau 10 lần lặp sẽ tự động dừng).

Giai đoạn 3 — Đấu nối hành động tự động hóa (Workflow DAG & AI Agent)

Biến mốc lịch hẹn thành ngòi nổ kích hoạt quy trình tự động hoặc trợ lý ảo:

Bước Cách thực hiện
1 Mở rộng mục Hành động trên form.
2 Đấu nối Quy trình tự động hóa (Workflow):
- Tại ô tìm kiếm quy trình (hỗ trợ phân trang mượt mà 20 quy trình mỗi lần cuộn), chọn kịch bản quy trình (Workflow DAG) đã tạo sẵn (ví dụ: Quy trình Đối soát & Xuất hóa đơn).
- Chế độ thực thi: Chọn Thực thi tại thời điểm (chạy đúng giờ hẹn) hoặc Kích hoạt theo khoảng (chạy lặp lại nhiều lần).
- Nếu chọn Kích hoạt theo khoảng: Nhập Số lần thực thi (từ 1 đến 1.000 lần) và Khoảng cách giữa các lần (từ 0 đến 100) kèm đơn vị (Mili-giây, Giây, Phút, Giờ).
3 Phân công Trợ lý ảo AI Agent:
- Tại ô tìm kiếm trợ lý ảo, chọn trợ lý ảo AI Agent bạn muốn giao phó (ví dụ: Trợ Lý Phân Tích Dữ Liệu Doanh Nghiệp).
- Yêu cầu cho AI Agent (Prompt) *: Nhập câu lệnh chỉ dẫn nhiệm vụ cụ thể mà trợ lý ảo cần thực hiện khi đến giờ hẹn.
- Chế độ thực thi: Chọn thực thi một lần đúng thời điểm hoặc kích hoạt định kỳ theo khoảng.

Giai đoạn 4 — Thiết lập thông báo nhắc lịch đa kênh

Cấu hình để hệ thống tự động gửi tin nhắn nhắc hẹn đến khách hàng hoặc nhân sự:

Bước Cách thực hiện
1 Mở rộng mục Thông báo và bật công tắc kích hoạt thông báo.
2 Chọn Kênh gửi *: Chọn kênh tích hợp mà doanh nghiệp đã kết nối (Zalo Doanh nghiệp - Zalo OA, Facebook Messenger Fanpage, Telegram Bot…). Tính năng tìm kiếm kênh được tối ưu hóa mượt mà, không gây tải lại danh sách.
3 Chọn Cuộc trò chuyện / Người nhận *: Chọn hội thoại hoặc khách hàng nhận tin từ danh sách liên hệ.
4 Điều kiện Gửi khi *: Chọn 1 trong 5 trạng thái kích hoạt:
- Trước khi bắt đầu: Nhắc hẹn trước khi sự kiện diễn ra.
- Khi bắt đầu: Gửi đúng vào phút sự kiện bắt đầu.
- Sau khi kết thúc: Gửi sau khi sự kiện kết thúc.
- Khi thực thi thất bại: Gửi cảnh báo nếu quy trình hoặc Agent chạy bị lỗi.
- Khi thực thi thành công: Gửi thông báo báo cáo hoàn tất.
5 Thời điểm gửi *: Nếu chọn Trước khi bắt đầu, chọn Gửi ngay hoặc Gửi trước và nhập số phút tương ứng (ví dụ: 15 phút, 30 phút, 60 phút).
6 Nội dung thông báo *: Soạn thảo nội dung tin nhắn sẽ gửi đi. Tin nhắn được gửi với vai trò nhân viên (STAFF), bảo đảm tính tương thích cao nhất và không bị lọc spam.
7 Lưu nhiệm vụ: Chọn nút (Lưu) ở góc dưới bên phải để hoàn tất (hoặc chọn Hủy).

Kiểm tra kết quả

Sau khi lưu thành công, bạn xác nhận lại sự kiện trên màn hình:

Vị trí kiểm tra Dấu hiệu nhận biết thành công
Lưới hiển thị Lịch Thẻ sự kiện xuất hiện chính xác tại ô ngày giờ với dải màu nhận diện của bộ lịch đã chọn.
Danh sách sự kiện trên thanh bên Thẻ sự kiện xuất hiện trong danh sách sự kiện kèm khung giờ hiển thị rõ ràng.
Kiểm tra thông tin chi tiết Nhấp vào thẻ sự kiện để mở hộp thoại xem lại các mục: Lặp lại, Hành động (Workflow / Agent) và Thông báo nhắc lịch đã được lưu trữ đầy đủ.

Hướng dẫn thao tác qua trợ lý ảo AI Agent

Bạn có thể cung cấp nội dung cuộc hẹn hoặc kế hoạch công việc vào khung chat, trợ lý ảo AI Agent sẽ tự động phân tích thời gian và tạo mới sự kiện lịch kèm cấu hình tự động hóa cho bạn.

Chuẩn bị kỹ năng (Skill) cho trợ lý ảo AI Agent

Yêu cầu chuẩn bị Chi tiết kiểm tra
Kỹ năng cần kích hoạt (Skill) Kỹ năng Quản lý Lịch thông minh (RedAI - Module - AI Calendar). Mã ID: 70008ab1-0b56-4ee8-9114-499a08f76137.
Bộ công cụ sử dụng (Tool Suite) Bộ công cụ Quản lý Lịch thông minh (RedAI - Module - AI Calendar). Mã ID: d673055b-b052-4fa3-8436-809a0c9991ea.
Quyền tài khoản Quyền Tạo sự kiện (CALENDAR_CREATE) trong không gian làm việc.

Bảng liên kết thao tác giao diện và công cụ của trợ lý ảo AI Agent

Thao tác trên giao diện Công cụ trợ lý ảo AI Agent sử dụng Nhiệm vụ của công cụ
Mở form và lưu sự kiện mới create_calendar_event Trợ lý ảo AI Agent lập lịch sự kiện đơn hoặc chuỗi lặp lại, đính kèm quy trình tự động hóa và nhắc nhở.
Kiểm tra danh sách sự kiện trùng giờ list_events_multi_calendar Trợ lý ảo AI Agent rà soát các lịch để kiểm tra xem mốc giờ dự kiến có bị trùng lịch hẹn khác không.
Xem lại chi tiết sự kiện sau khi tạo get_calendar_event_by_id Trợ lý ảo AI Agent truy vấn lại mã sự kiện để xác nhận cấu hình đã lưu hoàn chỉnh.

Câu lệnh mẫu (Prompt mẫu)

Sao chép câu lệnh dưới đây, điền thông tin cuộc họp hoặc nhiệm vụ của bạn và gửi cho trợ lý ảo AI Agent:

Hãy sử dụng kỹ năng Quản lý Lịch thông minh để giúp tôi lên lịch một nhiệm vụ tự động hóa mới: 1. Bối cảnh & Mục tiêu: Tôi cần lên lịch định kỳ để hệ thống tự động tổng hợp báo cáo doanh thu và gửi thông báo nhắc nhở nhân sự hàng tuần. 2. Dữ liệu cung cấp: - Tiêu đề sự kiện: [Tiêu đề, ví dụ: Tự Động Tổng Hợp Báo Cáo Doanh Thu Tuần] - Bộ lịch lưu trữ: [Tên cuốn lịch, ví dụ: Lịch Trực Kỹ Thuật & Vận Hành] - Giờ bắt đầu: [Ví dụ: 09:00 sáng Thứ Hai tuần tới] - Giờ kết thúc: [Ví dụ: 10:00 sáng Thứ Hai tuần tới] - Chu kỳ lặp lại: [Hàng tuần vào Thứ Hai] - Hành động tự động hóa: [Chỉ định Workflow hoặc yêu cầu cho AI Agent] - Thông báo nhắc lịch: [Gửi trước 30 phút qua kênh Zalo OA hoặc Messenger cho Quản lý] 3. Các bước yêu cầu: - Kiểm tra xem thời điểm này đã có lịch hẹn quan trọng nào khác chưa để tránh trùng lặp. - Tạo mới sự kiện lịch với đầy đủ các thông số thời gian, chu kỳ lặp và cấu hình nhắc lịch đa kênh. - Báo cáo lại mã nhận diện sự kiện và tóm tắt chi tiết cấu hình vừa lưu. 4. Yêu cầu phản hồi: Xác nhận việc tạo lịch thành công và gửi liên kết xem sự kiện cho tôi.

Kiểm tra kết quả sau khi ra lệnh cho trợ lý ảo AI Agent

Cách kiểm tra Cách thực hiện Dấu hiệu nhận biết thành công
Kiểm tra trong khung chat Đọc phản hồi của trợ lý ảo AI Agent. Trợ lý ảo AI Agent xác nhận sự kiện đã được lên lịch thành công kèm mốc thời gian bắt đầu, kết thúc, chu kỳ lặp lại và hành động tự động hóa đính kèm.
Kiểm tra trên màn hình Lịch Mở mục Lịch trên nền tảng RedAI. Thẻ sự kiện mới hiển thị chính xác trên lưới lịch với màu sắc bộ lịch tương ứng.