Calendar - Quy trình tạo mới và thiết lập bộ lịch làm việc

Quy trình khởi tạo bộ lịch mới, cấu hình màu sắc nhận diện, múi giờ và phân quyền truy cập bộ lịch trong Workspace.

Mở khu vực Quản lý Lịch làm việc

Bước Cách thực hiện
1 Trên thanh điều hướng chính ở cột bên trái của nền tảng RedAI, chọn mục Lịch (tại đường dẫn /calendar).
2 Quan sát thanh bên ở góc trái màn hình tại khu vực Lịch đang hiển thị: Nơi liệt kê danh sách toàn bộ các bộ lịch trong không gian làm việc. Mỗi cuốn lịch đi kèm một chấm màu đại diện, tên gọi, nút bánh răng cấu hình và nút con mắt để bật/tắt hiển thị.

Các bước thực hiện

Chọn phương án quản lý bộ lịch

Tính năng quản lý bộ lịch trên nền tảng RedAI cho phép doanh nghiệp phân tách lịch trình theo từng phòng ban, dự án hoặc cá nhân để tránh chồng chéo công việc:

Phương án Dùng khi Điều kiện & Phạm vi
Tạo mới bộ lịch chuyên biệt Thiết lập cuốn lịch mới cho phòng ban (như Lịch CSKH, Lịch Trực Vận Hành, Lịch Sự Kiện Doanh Nghiệp). Quyền Thành viên hoặc Quản trị viên trong không gian làm việc.
Cấu hình & Đổi lịch mặc định Đổi tên, thay đổi bảng màu nhận diện, điều chỉnh múi giờ hoặc đặt làm cuốn lịch ưu tiên mặc định. Cuốn lịch thuộc quyền quản lý của bạn hoặc được chia sẻ quyền quản trị.
Xóa an toàn cuốn lịch cũ Dọn dẹp các cuốn lịch của dự án đã kết thúc không còn nhu cầu theo dõi. Yêu cầu không gian làm việc còn lại ít nhất một cuốn lịch hoạt động (không được xóa cuốn lịch cuối cùng).

Giai đoạn 1 — Khởi tạo cuốn lịch làm việc mới

Tạo một cuốn lịch độc lập giúp bạn dễ dàng lọc và hiển thị màu sắc riêng biệt cho từng nhóm nhiệm vụ:

Bước Cách thực hiện
1 Tại dòng tiêu đề Lịch đang hiển thị trên thanh bên, chọn nút dấu cộng (Thêm lịch mới) để mở hộp thoại Modalv2 Tạo lịch mới.
2 Nhập tên lịch: Nhập tên gọi thân thiện tại ô Tên lịch * (ví dụ: Lịch Trực Kỹ Thuật & Vận Hành).
3 Chọn múi giờ: Tại mục Múi giờ *, chọn múi giờ chuẩn phù hợp cho khu vực hoạt động (mặc định chuẩn Asia/Ho_Chi_Minh (GMT+7)).
4 Chọn màu đại diện: Tại hàng Màu sắc, chọn 1 trong 10 mã màu sắc trực quan (như Xanh lam #3B82F6, Xanh lục #10B981, Tím #8B5CF6, Đỏ #EF4444…). Mọi sự kiện thuộc bộ lịch này sẽ tự động hiển thị với dải màu tương ứng trên lưới lịch.
5 Đặt làm lịch mặc định (Tùy chọn): Đánh dấu vào ô kiểm Đặt làm lịch mặc định nếu bạn muốn mọi sự kiện tạo nhanh mới sẽ tự động lưu vào cuốn lịch này.
6 Nhập mô tả lịch (Tùy chọn): Điền ghi chú mục đích sử dụng tại ô Mô tả lịch (ví dụ: Dành riêng cho theo dõi ca trực và phân công hỗ trợ khách hàng).
7 Lưu bộ lịch: Chọn nút (Lưu) ở góc dưới bên phải hộp thoại (hoặc chọn Hủy để đóng lại).

Giai đoạn 2 — Cài đặt thuộc tính và đặt làm lịch mặc định

Tùy biến lại các thông số của bộ lịch và chỉ định lịch chính cho tài khoản:

Bước Cách thực hiện
1 Trên thanh bên tại mục Lịch đang hiển thị, tìm đến cuốn lịch cần chỉnh sửa và bấm vào biểu tượng bánh răng (Cấu hình [Tên lịch]).
2 Hộp thoại Modalv2 Cấu hình lịch mở ra với đầy đủ các trường thông tin hiện tại của cuốn lịch.
3 Chỉnh sửa thông số: Điều chỉnh lại Tên lịch, chọn lại Múi giờ, đổi mã Màu sắc hoặc cập nhật lại nội dung Mô tả lịch.
4 Đặt làm lịch mặc định: Đánh dấu chọn ô kiểm Đặt làm lịch mặc định.
5 Lưu thay đổi: Chọn nút (Lưu) ở góc dưới bên phải để hệ thống áp dụng cấu hình mới ngay lập tức.

Giai đoạn 3 — Xóa an toàn bộ lịch không còn sử dụng

Khi dự án đã nghiệm thu hoàn tất và không còn nhu cầu theo dõi, bạn có thể xóa cuốn lịch để làm gọn không gian làm việc:

Cảnh báo rủi ro dữ liệu: Hành động xóa bộ lịch sẽ xóa vĩnh viễn cuốn lịch và toàn bộ các nhiệm vụ, sự kiện nằm trong cuốn lịch đó. Hành động này không thể hoàn tác! Bạn không thể xóa nếu đây là cuốn lịch duy nhất còn lại trong không gian làm việc.

Bước Cách thực hiện
1 Mở hộp thoại Cấu hình lịch của cuốn lịch cần dọn dẹp.
2 Tại góc dưới bên trái của chân hộp thoại, chọn nút màu đỏ (Xóa lịch) (nút này chỉ hiển thị khi không gian làm việc có từ 2 cuốn lịch trở lên).
3 Hộp thoại xác nhận an toàn CalendarDeleteConfirmModal hiển thị thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn xóa lịch ‘[Tên lịch]’? Hành động này không thể hoàn tác.”
4 Chọn nút (Xóa) để xác nhận xóa vĩnh viễn (hoặc chọn Hủy để quay lại).

Kiểm tra kết quả

Sau khi hoàn tất các thao tác, bạn đối chiếu kết quả trên giao diện:

Vị trí kiểm tra Dấu hiệu nhận biết thành công
Khu vực Lịch đang hiển thị trên thanh bên Cuốn lịch mới xuất hiện ngay trong danh mục với đúng tên gọi, chấm tròn màu sắc nhận diện và nút mắt bật sáng .
Nút mắt ẩn / hiện Nhấp vào nút con mắt : Biểu tượng chuyển sang và toàn bộ sự kiện của cuốn lịch này lập tức được ẩn khỏi lưới lịch, giúp giao diện thông thoáng.
Hộp thoại tạo sự kiện mới Khi bấm thêm nhiệm vụ mới, cuốn lịch mặc định sẽ tự động được chọn sẵn tại trường Lịch * mà không cần người dùng chọn thủ công.

Hướng dẫn thao tác qua trợ lý ảo AI Agent

Bạn có thể trò chuyện trực tiếp để nhờ trợ lý ảo AI Agent tự động khởi tạo, kiểm tra hoặc quản lý các bộ lịch trong không gian làm việc của bạn mà không cần bấm phím thủ công.

Chuẩn bị kỹ năng (Skill) cho trợ lý ảo AI Agent

Yêu cầu chuẩn bị Chi tiết kiểm tra
Kỹ năng cần kích hoạt (Skill) Kỹ năng Quản lý Lịch thông minh (RedAI - Module - AI Calendar). Mã ID: 70008ab1-0b56-4ee8-9114-499a08f76137.
Bộ công cụ sử dụng (Tool Suite) Bộ công cụ Quản lý Lịch thông minh (RedAI - Module - AI Calendar). Mã ID: d673055b-b052-4fa3-8436-809a0c9991ea.
Quyền tài khoản Quyền Thành viên hoặc Quản trị viên trong không gian làm việc.

Bảng liên kết thao tác giao diện và công cụ của trợ lý ảo AI Agent

Thao tác trên giao diện Công cụ trợ lý ảo AI Agent sử dụng Nhiệm vụ của công cụ
Bấm thêm lịch mới trên thanh bên create_calendar Trợ lý ảo AI Agent tự động tạo mới cuốn lịch với tên, mã màu và múi giờ chuẩn.
Xem cài đặt và thuộc tính cuốn lịch get_calendar_by_id Trợ lý ảo AI Agent truy xuất thông tin chi tiết của một cuốn lịch cụ thể.
Đổi tên, màu sắc hoặc đặt lịch mặc định update_calendar Trợ lý ảo AI Agent cập nhật tên hiển thị, màu sắc đại diện hoặc trạng thái mặc định.
Mở danh sách các bộ lịch đang có list_calendars Trợ lý ảo AI Agent liệt kê toàn bộ các cuốn lịch trong không gian làm việc kèm bộ lọc.
Xóa cuốn lịch không còn dùng delete_calendar Trợ lý ảo AI Agent tiến hành xóa cuốn lịch an toàn theo yêu cầu của bạn.

Câu lệnh mẫu (Prompt mẫu)

Sao chép câu lệnh dưới đây, thay đổi thông tin trong ngoặc vuông [...] theo nhu cầu thực tế và gửi cho trợ lý ảo AI Agent:

Hãy sử dụng kỹ năng Quản lý Lịch thông minh để giúp tôi tạo mới và thiết lập bộ lịch làm việc: 1. Bối cảnh & Mục tiêu: Doanh nghiệp của tôi đang mở thêm dự án [Tên dự án, ví dụ: Chiến Dịch Ra Mắt Sản Phẩm Mới] và cần một cuốn lịch riêng để theo dõi tiến độ công việc giữa các phòng ban. 2. Dữ liệu cung cấp: - Tên bộ lịch: [Tên bộ lịch, ví dụ: Lịch Dự Án Sản Phẩm Alpha] - Màu sắc nhận diện: [Màu sắc mong muốn, ví dụ: Xanh lam hoặc mã màu #3B82F6] - Múi giờ làm việc: [Asia/Ho_Chi_Minh] - Đặt làm lịch mặc định: [Có / Không] - Mô tả lịch: [Mô tả mục đích sử dụng cuốn lịch] 3. Các bước yêu cầu: - Kiểm tra danh sách lịch hiện có để tránh tạo trùng tên. - Khởi tạo bộ lịch mới với đầy đủ các thông số trên. - Báo lại mã nhận diện và tóm tắt thông tin cuốn lịch vừa tạo. 4. Yêu cầu phản hồi: Thông báo cho tôi biết kết quả tạo thành công và hướng dẫn tôi cách gắn nhiệm vụ đầu tiên vào cuốn lịch này.

Kiểm tra kết quả sau khi ra lệnh cho trợ lý ảo AI Agent

Cách kiểm tra Cách thực hiện Dấu hiệu nhận biết thành công
Kiểm tra trong khung chat Đọc báo cáo phản hồi của trợ lý ảo AI Agent. Trợ lý ảo AI Agent xác nhận cuốn lịch đã được tạo thành công kèm tên gọi, màu sắc và trạng thái hoạt động.
Kiểm tra trên màn hình Lịch Mở mục Lịch trên nền tảng RedAI. Cuốn lịch mới xuất hiện ngay tại mục Lịch đang hiển thị trên thanh bên, sẵn sàng để theo dõi và thêm nhiệm vụ mới.