Database - Quy trình cấu hình trường dữ liệu và kiểu dữ liệu

Quy trình cấu hình trường dữ liệu: văn bản, số, ngày tháng, liên kết công thức, lựa chọn đơn/nhiều và tệp đính kèm.

Mở khu vực Cấu hình Trường dữ liệu (Table Fields)

Trường dữ liệu (Fields / Columns) định nghĩa cấu trúc lưu trữ và kiểu thông tin của từng bản ghi trong bảng dữ liệu RedAI Database. Người dùng có thể truy cập và quản trị hệ thống trường qua 2 phương thức trực quan trên giao diện:

Phương thức truy cập	Thao tác thực hiện	Giao diện hiển thị
Phương thức 1 — Màn hình chuyên sâu Table Fields	Tại danh sách bảng, rê chuột vào dòng bảng cần cấu hình → Bấm nút → Chọn Trường.
Phương thức 2 — Thao tác nhanh trên tiêu đề cột (Grid View)	Mở dạng xem bảng tính (`Trang chủ > Database > View Details`), rê chuột vào tiêu đề của bất kỳ cột nào và bấm biểu tượng menu ba chấm trên header cột. Xuất hiện menu popover cho phép bấm Sửa trường, hoặc bấm nút ở cột ngoài cùng bên phải để thêm trường mới.

Phương thức truy cập

Thao tác thực hiện

Giao diện hiển thị

Phương thức 1 — Màn hình chuyên sâu Table Fields

Tại danh sách bảng, rê chuột vào dòng bảng cần cấu hình → Bấm nút

→ Chọn

Trường.

Phương thức 2 — Thao tác nhanh trên tiêu đề cột (Grid View)

Mở dạng xem bảng tính (Trang chủ > Database > View Details), rê chuột vào tiêu đề của bất kỳ cột nào và bấm biểu tượng menu ba chấm

trên header cột.

Xuất hiện menu popover cho phép bấm

Sửa trường, hoặc bấm nút

ở cột ngoài cùng bên phải để thêm trường mới.

Bố cục màn hình chuyên sâu Table Fields

Giao diện Trang chủ > Database > Table Fields được thiết kế tối ưu cho việc tổ chức cấu trúc dữ liệu tổng thể:

Phân vùng	Thành phần giao diện	Ý nghĩa & Chức năng
Thanh tiêu đề (Top Bar)	Biểu tượng mũi tên (Quay lại)	Bấm để trở về danh sách bảng dữ liệu.
	Tiêu đề FIELDS	Hiển thị tên định danh của bảng đang cấu hình (ví dụ: `FIELDS 01_CoSo`).
	Nút (Tạo trường)	Nút màu đỏ ở góc phải trên cùng, dùng để khởi tạo nhanh một trường dữ liệu mới.
	Nút (Làm mới)	Tải lại danh sách trường dữ liệu mới nhất.
Cột bên trái (Danh sách trường)	Ô tìm kiếm `Q Tìm trường`	Nhập từ khóa để định vị nhanh cột cần chỉnh sửa trong bảng có nhiều trường.
	Tiêu đề DANH SÁCH TRƯỜNG ({N})	Hiển thị tổng số lượng cột hiện có trong bảng kèm nút Thêm.
	Danh sách các dòng trường	Mỗi dòng gồm biểu tượng tay cầm kéo vị trí, biểu tượng loại dữ liệu và tên trường (ví dụ: Người tạo, Người cập nhật, Thứ tự dòng, ID Cơ Sở, Tên cơ sở, Hotline, Website…).
Panel cấu hình bên phải	Khung Tạo trường / Sửa trường	Khu vực thiết lập chi tiết thuộc tính, kiểu dữ liệu, ràng buộc giá trị và kiểm tra tính hợp lệ của trường đang chọn.

Các bước thực hiện

Giai đoạn 1 — Khởi tạo và thiết lập thuộc tính cơ bản của trường dữ liệu

Bước	Thao tác thực hiện	HÌNH ẢNH MINH HỌA
1. Mở biểu mẫu cấu hình	Bấm nút (Tạo trường) trên thanh tiêu đề hoặc nút `+ Thêm` trên danh sách cột.
2. Đặt tên trường	Nhập tên trường rõ nghĩa vào ô `Tên trường` (ví dụ: `Mã Nhân Viên`, `Họ Và Tên`, `Mức Lương Cơ Bản`).
3. Chọn loại dữ liệu	Nhấp vào danh sách thả xuống Loại dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu phù hợp với thông tin cần lưu trữ.
4. Cấu hình độ dài hoặc thuộc tính riêng	Tùy thuộc vào loại dữ liệu được chọn, hệ thống hiển thị thêm các thông số tương ứng (ví dụ: nhập `Độ dài tối đa` cho kiểu văn bản).
5. Nhập mô tả hướng dẫn	Nhấp vào mục `+ Mô tả` để mở khung nhập ghi chú.
6. Cấu hình ràng buộc toàn vẹn	• Công tắc Bắt buộc nhập (Not Null): Bật công tắc nếu trường không được phép để trống khi tạo hoặc sửa bản ghi. • Công tắc Giá trị duy nhất (Unique): Bật công tắc để đảm bảo không có hai bản ghi nào bị trùng lặp giá trị trong cột này.
7. Thiết lập giá trị mặc định	Nhấp vào mục `+ Giá trị mặc định` để điền giá trị có sẵn.
8. Thiết lập quy tắc kiểm tra (Validation Rules)	Nhấp vào mục `+ Add validation rules (Regex / Min / Max)` để bổ sung điều kiện kiểm tra dữ liệu đầu vào theo biểu thức chính quy hoặc khoảng giá trị.
9. Lưu cấu hình trường	Bấm vào biểu tượng chữ V màu đỏ ở góc trên bên phải panel để lưu (hoặc bấm `X` để hủy bỏ).	Trường mới xuất hiện ngay trên danh sách cột và bảng tính.

Giai đoạn 2 — Danh mục các kiểu dữ liệu và ứng dụng thực tế

Hệ thống RedAI Database hỗ trợ phân hệ kiểu dữ liệu chuyên sâu phục vụ đa dạng bài toán quản trị doanh nghiệp:

Nhóm kiểu dữ liệu	Kiểu dữ liệu cụ thể	Mục đích & Nghiệp vụ phù hợp
Văn bản & Mô tả	Single line text, Long text, HTML	Lưu trữ tiêu đề ngắn, họ tên, ghi chú chi tiết, mô tả hợp đồng có định dạng văn bản giàu.
Định lượng & Tài chính	Number, Currency, Percent, Rating	Quản lý số lượng tồn kho, đơn giá bán buôn/lẻ, chiết khấu phần trăm và điểm số đánh giá từ 1 đến 5 sao.
Lựa chọn & Cờ logic	Select, Multi-select, Boolean	Phân loại trạng thái xử lý đơn hàng, danh mục phòng ban, cờ bật/tắt (Đúng/Sai).
Liên lạc & Mạng lưới	Phone, Email, URL, Location	Lưu số hotline, email liên hệ đối tác, đường dẫn website và địa chỉ tọa độ địa lý.
Mốc thời gian	Date, Datetime, Time, Duration	Quản lý ngày sinh, mốc giờ họp, hạn chót thanh toán và thời lượng thực thi dự án.
Khóa tự tăng & Quan hệ	Auto Number, Relation, Lookup, Rollup	Tạo mã định danh tự tăng (ví dụ: `HD-0001`), liên kết dữ liệu giữa các bảng, tra cứu cột tham chiếu và tính tổng hợp tự động.
Tính toán & Tự động hóa	Formula, Button, User, Attachment	Trình biên soạn biểu thức toán học tự động, nút kích hoạt webhook hoặc workflow, gán nhân sự phụ trách và lưu tệp đính kèm.

Giai đoạn 3 — Thao tác nhanh trên tiêu đề cột (Grid View Header)

Tại giao diện bảng tính Grid View (Trang chủ > Database > View Details), nhấp vào biểu tượng menu ba chấm trên thanh tiêu đề của bất kỳ cột nào sẽ mở bảng chức năng:

Lệnh thao tác	Biểu tượng	Tác vụ chi tiết
Sửa trường		Mở khung chỉnh sửa thuộc tính của trường trực tiếp mà không cần rời bảng tính.
Nhân bản trường		Tạo ra một bản sao cột mới kế thừa toàn bộ cấu hình, kiểu dữ liệu và quy tắc kiểm tra của cột hiện tại.
Đặt làm trường hiển thị chính		Thiết lập cột làm nhãn đại diện chính (Primary Display Field) cho bản ghi khi hiển thị trong quan hệ bảng và tìm kiếm.
Căn trái		Căn lề trái toàn bộ dữ liệu hiển thị trong cột (phù hợp với chuỗi ký tự, văn bản, họ tên).
Căn giữa		Căn lề giữa nội dung ô tính trong cột (phù hợp với mã định danh, trạng thái, ngày tháng).

Giai đoạn 4 — Cấu hình chuyên sâu cho các kiểu dữ liệu liên kết và tính toán

1. Kiểu dữ liệu Quan hệ liên kết bảng (Relation)

Bảng liên kết đích: Chọn bảng muốn tạo quan hệ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Loại quan hệ: Chọn mô hình liên kết Một - Nhiều (1:N), Nhiều - Một (N:1), Nhiều - Nhiều (N:N) hoặc Một - Một (1:1).
Trường đối ứng: Tự động tạo một cột tham chiếu ngược ở bảng đích để đảm bảo khả năng liên kết dữ liệu hai chiều.

2. Kiểu dữ liệu Tra cứu (Lookup) và Tổng hợp (Rollup)

Tra cứu (Lookup): Dựa vào trường Relation đã có để kéo dữ liệu từ một cột khác ở bảng liên kết về bảng hiện tại mà không cần nhập lại.
Tổng hợp (Rollup): Tính toán tổng hợp dữ liệu trên các bản ghi liên kết qua các hàm chuẩn: SUM (Tổng cộng), AVG (Trung bình cộng), COUNT (Đếm số lượng), MIN (Nhỏ nhất), MAX (Lớn nhất).

3. Kiểu dữ liệu Công thức tính toán (Formula)

Hỗ trợ trình soạn thảo công thức với khả năng tham chiếu trực tiếp đến các cột khác trong dòng bằng ký hiệu {Tên_Cột}.
Các phép toán số học: +, -, *, /.
Các hàm điều kiện logic: IF(điều_kiện, giá_trị_đúng, giá_trị_sai), AND(), OR().
Các hàm xử lý chuỗi và thời gian: CONCAT(), DATE_DIFF(), TODAY().

Kiểm tra kết quả

Sau khi hoàn tất quy trình cấu hình trường dữ liệu, người dùng kiểm tra lại:

Hạng mục kiểm tra	Tiêu chí đạt chuẩn
1. Cột trên Bảng tính Grid View	Tên cột hiển thị đúng vị trí; biểu tượng kiểu dữ liệu tương ứng xuất hiện cạnh tên cột.
2. Hành vi nhập liệu ô tính	Nhấp đúp vào ô thuộc cột để nhập dữ liệu; ô hiển thị đúng trình biên tập (ví dụ: bảng chọn lịch với kiểu Date, danh sách thẻ màu với kiểu Select, khung tải tệp với kiểu Attachment).
3. Ràng buộc Not Null & Unique	Thử để trống hoặc nhập trùng lặp giá trị trong cột Unique; hệ thống hiển thị cảnh báo từ chối lưu bản ghi.
4. Công thức & Tham chiếu	Thay đổi giá trị ở các cột đầu vào; kết quả tại các cột Formula, Lookup và Rollup được cập nhật tức thì.

Hướng dẫn thao tác qua trợ lý ảo AI Agent

Bạn có thể yêu cầu trợ lý ảo AI Agent tự động khởi tạo cấu trúc trường dữ liệu, cấu hình các kiểu dữ liệu nâng cao (tiền tệ, ngày tháng, công thức, liên kết bảng quan hệ), đặt trường hiển thị chính và thiết lập quy tắc kiểm tra tính hợp lệ thông qua bộ công cụ quản trị Database.

Chuẩn bị kỹ năng (Skill) cho trợ lý ảo AI Agent

Kỹ năng (Skill) cần trang bị: RedAI - Module - Database (ID: 65f9c362-0a8b-4ce6-9ba0-d29375b4cea6)
Bộ công cụ (Tool Suite) đi kèm: RedAI - Module - Database (ID: eb8a7504-5844-4e6e-ba7f-7645f104c0af)
Quyền hạn tài khoản: Tài khoản người dùng có quyền quản trị cơ sở dữ liệu trong Workspace (Member, Editor, Admin hoặc Owner).

Bảng liên kết thao tác giao diện và công cụ của trợ lý ảo AI Agent

Thao tác trên giao diện	Công cụ trợ lý ảo AI Agent sử dụng	Nhiệm vụ của công cụ
Mở trang `Table Fields` để xem cấu hình cột	`getColumn`, `getTable`	Đọc cấu hình chi tiết của một cột theo tên hiển thị (`fieldName`) hoặc lấy toàn bộ danh sách cột của bảng.
Bấm Tạo trường (cột văn bản ngắn)	`createOrUpdateTextColumn`	Khởi tạo hoặc cập nhật cột văn bản ngắn (Single line text) kèm độ dài tối đa và giá trị mặc định.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Văn bản dài	`createOrUpdateLongTextColumn`	Khởi tạo hoặc cập nhật cột văn bản dài nhiều dòng (Long text / Rich text).
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Số hoặc Tiền tệ	`createOrUpdateNumberColumn`, `createOrUpdateCurrencyColumn`	Thiết lập cột định lượng số nguyên/số thực hoặc cột tiền tệ có định dạng đơn vị (VND, USD…).
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Ngày tháng / Ngày giờ	`createOrUpdateDateColumn`, `createOrUpdateDatetimeColumn`	Thiết lập cột lưu mốc ngày hoặc ngày giờ với định dạng hiển thị chuẩn.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Lựa chọn / Chọn nhiều	`createOrUpdateEnumColumn`, `createOrUpdateMultiSelectColumn`	Cấu hình danh mục tùy chọn (Select / Multi-select) với danh sách các nhãn hiển thị và màu sắc.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Quan hệ (Relation)	`createOrUpdateRelationColumn`	Thiết lập liên kết bảng hai chiều giữa hai bảng dữ liệu theo mô hình 1-1, 1-N hoặc N-N.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Tra cứu (Lookup)	`createOrUpdateLookupColumn`	Kéo tự động dữ liệu từ một cột ở bảng liên kết thông qua trường Relation đã thiết lập.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Tổng hợp (Rollup)	`createOrUpdateRollupColumn`	Tự động tính toán tổng hợp (SUM, COUNT, AVG, MIN, MAX) trên các bản ghi liên kết.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Công thức (Formula)	`createOrUpdateFormulaColumn`	Thiết lập biểu thức tính toán tự động giữa các cột trong dòng theo cú pháp `{Tên_Cột}`.
Bấm Tạo trường → Chọn kiểu Số điện thoại, URL, Đính kèm	`createOrUpdatePhoneColumn`, `createOrUpdateUrlColumn`, `createOrUpdateAttachmentColumn`	Cấu hình các cột lưu trữ hotline, đường dẫn website và tệp tài liệu đính kèm.
Header cột → Đặt làm trường hiển thị chính	`setPrimaryColumn`	Thiết lập cột làm nhãn đại diện chính (Primary Column) khi tìm kiếm và hiển thị quan hệ.
Kéo thả sắp xếp lại thứ tự cột	`reorderColumns`	Sắp xếp lại thứ tự hiển thị của các cột trong bảng theo danh sách `columnNames`.
Header cột → Chọn lệnh xóa trường	`deleteColumn`	Xóa vĩnh viễn một trường dữ liệu khỏi bảng theo tên hiển thị `fieldName`.

Câu lệnh mẫu (Prompt mẫu)

Hãy giúp tôi cấu hình hệ thống cột dữ liệu chuyên sâu cho bảng "Đơn Đặt Hàng" trên RedAI Database: 1. Bối cảnh và Mục tiêu: - Tôi cần thiết lập các cột quản lý đơn hàng bao gồm mã đơn tự động, số tiền, ngày tạo, trạng thái đơn và liên kết sang bảng khách hàng. 2. Dữ liệu cung cấp: - Tên bảng: "Đơn Đặt Hàng" - Cột 1: Tên "Mã Đơn Hàng", kiểu văn bản ngắn (Text), bắt buộc nhập (required: true), đặt làm trường hiển thị chính (Primary Column). - Cột 2: Tên "Tổng Tiền", kiểu tiền tệ (Currency), đơn vị tiền tệ "VND", bắt buộc nhập (required: true). - Cột 3: Tên "Trạng Thái", kiểu lựa chọn đơn (Enum/Select), danh sách tùy chọn gồm: "Chờ xác nhận", "Đang xử lý", "Hoàn thành", "Đã hủy". - Cột 4: Tên "Ngày Đặt", kiểu ngày tháng (Date). - Cột 5: Tên "Khách Hàng", kiểu quan hệ (Relation), liên kết sang bảng "Khách Hàng Doanh Nghiệp". 3. Các bước yêu cầu thực hiện: - Bước 1: Gọi getTable để kiểm tra cấu trúc hiện tại của bảng "Đơn Đặt Hàng". - Bước 2: Gọi createOrUpdateTextColumn để tạo cột "Mã Đơn Hàng" và sau đó gọi setPrimaryColumn để gán làm cột đại diện chính. - Bước 3: Gọi createOrUpdateCurrencyColumn để tạo cột "Tổng Tiền" với đơn vị "VND". - Bước 4: Gọi createOrUpdateEnumColumn để tạo cột "Trạng Thái" với danh sách options đã cung cấp. - Bước 5: Gọi createOrUpdateDateColumn để tạo cột "Ngày Đặt". - Bước 6: Gọi createOrUpdateRelationColumn để thiết lập liên kết sang bảng "Khách Hàng Doanh Nghiệp". - Bước 7: Gọi getTable để đọc lại toàn bộ schema xác nhận tất cả các cột đã được lưu thành công. 4. Yêu cầu phản hồi: - Báo cáo danh sách chi tiết các cột vừa tạo kèm kiểu dữ liệu, cờ bắt buộc nhập và trường hiển thị chính đã thiết lập.

Kiểm tra kết quả sau khi ra lệnh cho trợ lý ảo AI Agent

Cách kiểm tra	Thao tác thực hiện
Cách 1 — Kiểm tra trực tiếp trên giao diện	Truy cập `Trang chủ > Database > Table Fields` của bảng Đơn Đặt Hàng, kiểm tra danh sách cột bên trái hiển thị đầy đủ các trường mới với đúng biểu tượng kiểu dữ liệu; mở Grid View thấy các header cột xuất hiện theo đúng thứ tự.
Cách 2 — Yêu cầu trợ lý ảo AI Agent kiểm tra lại	Gửi câu lệnh: “Hãy gọi `getTable` và `getColumn` cho các cột vừa tạo của bảng ‘Đơn Đặt Hàng’ để xác nhận cấu hình kiểu dữ liệu và trường hiển thị chính.”

Bảng kiểm tra chéo 2 chiều (UI ↔ AI Agent)

Hành động thực hiện trên Giao diện UI	Kết quả kiểm tra xác thực bằng Tool Agent
Thêm cột mới trong panel Tạo trường trên UI	Gọi `getColumn` thấy thuộc tính cột xuất hiện đúng tên, loại dữ liệu và ràng buộc `required`.
Bấm đặt cột làm trường hiển thị chính (Ngôi sao)	Gọi `getTable` thấy trường `primaryColumn` trùng khớp với cột vừa chọn.
Xóa một cột trên menu tiêu đề cột	Gọi `getTable` kiểm tra danh sách cột thấy trường đã bị xóa hoàn toàn.
Lệnh thực hiện bởi AI Agent qua Tool	Vị trí và dấu hiệu kiểm tra trên Giao diện UI
Agent gọi `createOrUpdateCurrencyColumn`	Mở bảng tính Grid View, xuất hiện ngay cột Tiền tệ có biểu tượng đồng tiền cạnh tên cột.
Agent gọi `createOrUpdateRelationColumn`	Header cột xuất hiện biểu tượng liên kết mạng lưới, nhấp vào ô hiển thị danh sách chọn bản ghi từ bảng liên kết.
Agent gọi `setPrimaryColumn`	Tên cột trên tiêu đề xuất hiện biểu tượng ngôi sao màu vàng nhận diện cột đại diện chính.