Database - Quy trình khởi tạo bảng dữ liệu và phân loại danh mục

1

Chọn Không gian làm việc

Nhấp vào menu chuyển đổi ở góc trên bên trái màn hình.

2

Truy cập phân hệ Database

Tại màn hình Trang chủ, nhấp vào thẻ dịch vụ Database.

Thanh bên trái (Danh mục)

Nút

Thêm danh mục mới

Nằm cạnh tiêu đề Danh mục, mở hộp thoại khởi tạo nhóm danh mục phân loại mới.

Tất cả bảng người dùng tạo

Mục mặc định ở trên cùng, hiển thị toàn bộ các bảng do người dùng tạo trong cơ sở dữ liệu.

Danh mục tùy chỉnh (Biểu tượng thư mục)

Danh sách các nhóm do người dùng tự đặt tên. Rê chuột vào tên danh mục sẽ hiển thị 2 biểu tượng thao tác nhanh:

(Chỉnh sửa tên danh mục) và

(Xóa danh mục).

Chưa có Category

Tập hợp các bảng dữ liệu chưa được gắn vào bất kỳ nhóm danh mục nào.

Tất cả bảng hệ thống

Nhóm các bảng dữ liệu hệ thống của Workspace, đi kèm các phân nhóm mặc định: Email Marketing, Zalo, Đối tượng…

Khu vực hiển thị danh sách bảng (Bên phải)

Thanh công cụ phía trên (Toolbar)

•

Tìm kiếm: Tìm nhanh bảng theo tên.
•

Tạo bảng (Nút màu đỏ): Mở hộp thoại khởi tạo bảng dữ liệu mới.
•

Thùng rác: Chuyển sang khu vực quản lý bảng đã xóa tạm thời.
•

Tải lại danh sách bảng: Làm mới danh sách bảng theo thời gian thực.
•

(Tùy chọn khác): Menu mở rộng các tiện ích bổ sung.

Dòng bảng dữ liệu

Mỗi bảng hiển thị biểu tượng bảng tính và tên bảng. Nhấp vào dòng bảng để mở rộng các Dạng xem (Views) trực thuộc và nút

Thêm view….

Menu thao tác trên bảng (

)

Rê chuột vào dòng bảng sẽ xuất hiện nút

Làm mới, nút

(Menu chức năng) và mũi tên

.

Đổi tên bảng

Mở ngăn kéo bên phải để chỉnh sửa lại tên hiển thị của bảng.

Di chuyển sang category

Chọn danh mục đích từ danh sách để chuyển nhóm quản lý cho bảng.

Trường

Điều hướng sang màn hình quản trị cấu trúc cột: Trang chủ > Database > Table Fields.

Quyền bảng

Mở ngăn kéo bên phải cấu hình ma trận 9 quyền thao tác cấp độ bảng.

Quyền trường

Mở ngăn kéo bên phải thiết lập quyền xem và sửa chi tiết cho từng cột dữ liệu.

Bảo mật cấp bản ghi

Mở ngăn kéo bên phải thiết lập điều kiện phân quyền Xem, Xuất, Sửa, Xóa theo từng vai trò hoặc người dùng.

Quan hệ

Điều hướng sang sơ đồ quan hệ tương tác trực quan: Trang chủ > Database > Quan hệ.

Webhooks

Mở hộp thoại Tạo Webhook mới 🦉 để kết nối dữ liệu thời gian thực sang Workflow hoặc bên ngoài.

Đồ thị bảng (Graph)

Mở khung nhìn đồ thị dữ liệu liên kết riêng của bảng này.

1. Chọn tab Tạo trực tiếp

Trong tab + Tạo bảng, chọn nhánh phụ Tạo trực tiếp.

2. Nhập thông số bảng

Điền các trường thông tin:
• Tên bảng *: Nhập tên bảng muốn khởi tạo vào ô Nhập tên bảng....
• Danh mục: Chọn danh mục quản lý từ danh sách thả xuống (hoặc để mặc định Không chọn danh mục).
• Nguồn dữ liệu: Chọn nguồn cơ sở dữ liệu lưu trữ (mặc định là Mặc định).

3. Xác nhận tạo bảng

Bấm nút xác nhận ở góc dưới hộp thoại.

1. Chọn tab Tạo từ bảng có sẵn

Trong tab + Tạo bảng, chọn nhánh phụ Tạo từ bảng có sẵn.

2. Cấu hình bảng nguồn

• Tên bảng : Nhập tên cho bảng mới.
• Bảng nguồn : Nhấp vào menu thả xuống Chọn bảng nguồn và chọn bảng gốc muốn nhân bản.

3. Tùy chọn sao chép dữ liệu

Bật công tắc

Sao chép dữ liệu nếu muốn giữ lại các bản ghi hiện có (nếu tắt, hệ thống chỉ nhân bản cấu trúc cột trống).

4. Tùy chỉnh trường và bộ lọc (Tùy chọn)

Khi công tắc Sao chép dữ liệu được bật:
• Tùy chỉnh field sao chép: Bật công tắc để chọn từng cột cần sao chép qua danh sách hộp kiểm (kèm nút Bỏ chọn tất cả).
• Bộ lọc: Bấm nút + Thêm điều kiện lọc hoặc + Thêm nhóm để thiết lập quy tắc lọc dữ liệu theo điều kiện logic Và (AND) / Hoặc (OR) (ví dụ: chỉ sao chép các bản ghi có trạng thái Hoàn thành).

5. Hoàn tất nhân bản

Bấm nút xác nhận tạo bảng.

Hệ thống tiến hành tạo bảng mới với đúng cấu trúc và dữ liệu lọc đã chỉ định.

1. Chọn tab Tạo bằng AI

Nhấp vào tab ✨ Tạo bằng AI trên thanh tiêu đề hộp thoại.

2. Nhập mô tả nghiệp vụ

Nhập yêu cầu nghiệp vụ bằng văn bản tự nhiên (ví dụ: “Tạo bảng Quản lý Hợp đồng gồm Mã hợp đồng, Khách hàng, Giá trị, Ngày ký, Hạn nghiệm thu và Trạng thái thanh toán”).

3. Phân tích và duyệt Blueprint

Bấm nút phân tích để AI đề xuất danh sách cột, kiểu dữ liệu tương ứng và xem trước sơ đồ quan hệ.

1. Chọn tab Import

Nhấp vào tab Import (biểu tượng bảng tính màu xanh lá).

2. Chọn Danh mục & Nguồn dữ liệu

Chọn danh mục phân loại và nguồn dữ liệu đích từ các menu thả xuống.

3. Chọn loại tệp

Chọn 1 trong 3 định dạng tại mục 1. Chọn loại tệp:
• CSV (Giá trị phân tách bằng dấu phẩy).
• Excel (XLSX) (Mở bằng Excel).
• JSON (JavaScript Object Notation).

4. Tải tệp lên

Tại mục 2. Tải tệp lên, nhấp vào khung Chọn file để tải lên hoặc kéo thả tệp vào khung.
(Hệ thống hỗ trợ file .xlsx, .xls, .csv, .json với dung lượng tối đa 10MB).

5. Ánh xạ trường dữ liệu (Nhập dữ liệu)

Hệ thống chuyển sang màn hình Nhập dữ liệu với bảng ánh xạ 3 cột:
• TRƯỜNG HỆ THỐNG TƯƠNG ỨNG: Danh sách các trường dữ liệu của hệ thống.
• NGUỒN DỮ LIỆU: Menu thả xuống chọn cột tương ứng từ file đã tải lên (hoặc chọn — Bỏ qua (Không import) —).
• CẤU HÌNH GIÁ TRỊ / ÁNH XẠ: Thiết lập quy tắc chuyển đổi giá trị nếu cần.

6. Xác nhận nhập dữ liệu

Bấm nút xác nhận để thực thi tiến trình import.

1. Tạo danh mục mới

Tại thanh bên trái, bấm nút

cạnh chữ Danh mục.

2. Gán hoặc di chuyển bảng vào danh mục

Rê chuột vào dòng bảng cần phân loại → Bấm

→ Chọn

Di chuyển sang category.

3. Đổi tên danh mục

Rê chuột vào tên danh mục trên thanh bên trái → Bấm biểu tượng

(Chỉnh sửa).

4. Xóa danh mục

Rê chuột vào tên danh mục → Bấm biểu tượng

(Xóa).

Xác nhận xóa danh mục. Các bảng bên trong danh mục này sẽ tự động chuyển về mục

Chưa có Category, toàn bộ dữ liệu bảng vẫn được bảo toàn nguyên vẹn.

1. Xóa tạm thời bảng dữ liệu

Rê chuột vào dòng bảng cần xóa → Bấm biểu tượng

→ Chọn lệnh xóa bảng.

2. Truy cập khu vực Thùng rác

Trên thanh công cụ phía trên bên phải màn hình danh sách bảng, bấm vào biểu tượng

Thùng rác.

Màn hình hiển thị danh sách các bảng bị xóa tạm thời kèm khung thông báo vàng:
“Cơ chế lưu trữ thùng rác: Các bảng trong thùng rác có thể được khôi phục bất cứ lúc nào. Sau 10 ngày kể từ khi xóa mềm, hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn dữ liệu.”

3. Kiểm tra thông tin lưu trữ

Quan sát danh sách bảng trong thùng rác.

Mỗi dòng hiển thị: Tên bảng, slug định danh và đồng hồ đếm ngược: (clock) Còn {N} ngày nữa sẽ xóa vĩnh viễn.

4. Khôi phục bảng dữ liệu

Trên dòng bảng cần lấy lại, bấm biểu tượng

Khôi phục.

Bảng được đưa trở lại danh mục ban đầu với đầy đủ cấu trúc cột, các Dạng xem (Views) và dữ liệu nguyên vẹn.

5. Xóa vĩnh viễn dữ liệu

Trên dòng bảng muốn hủy bỏ hoàn toàn, bấm biểu tượng

Xóa vĩnh viễn.

Hệ thống yêu cầu xác nhận lần cuối trước khi xóa hoàn toàn bảng khỏi cơ sở dữ liệu (thao tác này không thể phục hồi).

6. Thao tác hàng loạt & Quay lại

• Dùng hộp kiểm [ ] Chọn tất cả để khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn nhiều bảng cùng lúc.
• Bấm biểu tượng mũi tên

trên thanh công cụ Thùng rác để quay lại danh sách bảng hoạt động.

Quản lý vòng đời dữ liệu theo lô nhanh chóng và tiện lợi.

1. Vị trí hiển thị bảng

Bảng mới xuất hiện đúng trong danh mục đã chỉ định hoặc trong mục Chưa có Category.

2. Cấu trúc trường & Dữ liệu

Nhấp vào dòng bảng để mở Dạng xem mặc định; kiểm tra tên các cột và số lượng bản ghi hiển thị chính xác theo phương án khởi tạo (bảng trống, bảng nhân bản hoặc import từ file).

3. Tính năng khôi phục

Thử nghiệm đưa bảng vào Thùng rác và khôi phục lại; bảng hiển thị đúng thời hạn 10 ngày đếm ngược và phục hồi nguyên vẹn khi nhấn nút khôi phục.

Bấm

Tạo bảng → Tạo trực tiếp

createTable

Khởi tạo bảng dữ liệu mới với tên và mô tả chỉ định (tự động có sẵn các cột hệ thống chuẩn).

Bấm Tạo từ bảng có sẵn (Nhân bản cấu trúc & dữ liệu)

duplicateTable

Nhân bản một bảng hiện có sang bảng mới, kế thừa cấu trúc cột và tùy chọn sao chép dữ liệu.

Bấm Tạo nhiều bảng cùng lúc

bulkCreateTables

Khởi tạo đồng thời danh sách nhiều bảng nghiệp vụ trong cùng một thao tác.

Rê chuột vào bảng →

→

Đổi tên bảng

updateTable

Cập nhật lại tên hiển thị hoặc phần mô tả nghiệp vụ của bảng dữ liệu.

Xem danh sách bảng và chi tiết schema

listTables, getTable

Liệt kê toàn bộ danh sách bảng đang hoạt động trong Base và xem chi tiết cấu hình của một bảng.

Kéo thả sắp xếp thứ tự bảng

reorderTables

Sắp xếp lại thứ tự xuất hiện của các bảng dữ liệu trên thanh danh sách.

Bấm

cạnh chữ Danh mục để thêm danh mục mới

createCollectionCategory

Tạo nhóm danh mục phân loại mới trên thanh bên trái.

Rê chuột vào danh mục →

(Chỉnh sửa) hoặc

(Xóa)

updateCollectionCategory, deleteCollectionCategory

Đổi tên danh mục hoặc xóa nhóm danh mục (bảng bên trong tự động về Chưa có Category).

Rê chuột vào bảng →

→

Di chuyển sang category

assignTableCollectionCategory

Gán hoặc di chuyển bảng dữ liệu vào nhóm danh mục phân loại tương ứng.

Rê chuột vào bảng →

→ Chọn lệnh xóa bảng / xóa hàng loạt

bulkDeleteTables

Xóa mềm các bảng dữ liệu do người dùng tạo và chuyển vào Thùng rác lưu trữ 10 ngày.

Rê chuột vào bảng →

→

Chuyển hóa thành Tool & MCP

convertDynamicBaseTables

Đăng ký và đồng bộ các bảng dữ liệu thành bộ công cụ Project Schema API cho AI Agent gọi tự động.

Cách 1 — Kiểm tra trực tiếp trên giao diện

Truy cập Trang chủ > Database, quan sát thanh bên trái thấy xuất hiện thư mục danh mục Quản Trị Bán Hàng, bên trong có bảng Khách Hàng Doanh Nghiệp; bấm vào dòng bảng để mở dạng xem dữ liệu ban đầu.

Cách 2 — Yêu cầu trợ lý ảo AI Agent kiểm tra lại

Gửi câu lệnh: “Hãy gọi listTables và getTable cho bảng ‘Khách Hàng Doanh Nghiệp’ để xác nhận bảng và danh mục đã khớp 100%.”

Bấm Tạo bảng hoặc đổi tên bảng trên giao diện

Gọi listTables thấy xuất hiện bảng mới với đúng tên và mô tả vừa cập nhật.

Bấm Thêm danh mục mới và chuyển bảng vào danh mục

Gọi listCollectionCategories và getTable thấy bảng đã thuộc nhóm danh mục chỉ định.

Chọn xóa bảng đưa vào Thùng rác

Gọi listTables không còn thấy bảng trong danh sách hoạt động chính.

Lệnh thực hiện bởi AI Agent qua Tool

Vị trí và dấu hiệu kiểm tra trên Giao diện UI

Agent gọi createTable tạo bảng mới

Tải lại trang Trang chủ > Database, dòng bảng mới lập tức xuất hiện trong danh sách.

Agent gọi createCollectionCategory tạo danh mục

Thanh bên trái xuất hiện thêm tên nhóm danh mục mới cùng biểu tượng thư mục.

Agent gọi assignTableCollectionCategory gán danh mục

Bảng dữ liệu tự động hiển thị bên trong nhóm danh mục mới thay vì mục Chưa có Category.